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Kanban-Methode für die Franchise-Gründung

Die Kanban-Methode ist ein Tool zur Prozessoptimierung in produzierenden Unternehmen und steht dort in engem Zusammenhang mit Lean-Management. Allerdings hat das Kanban-Prinzip in den letzten Jahren immer mehr an Popularität in der Softwarebranche gewonnen. In letzterem Zusammenhang ist dann auch von Software-Kanban die Rede. Aber was ist die Kanban-Methode eigentlich? Warum setzt sich diese Methode in so vielen etablierten Unternehmen verschiedener Branchen durch? Was sind die Vorteile für Startups und speziell für Franchise-Gründer? 

Die Kanban-Methode für Franchise Start-Ups

Die Kanban-Methode hat sich seit Jahrzehnten bewährt – sie wird nicht nur in großen Industriebetrieben eingesetzt, sondern hat inzwischen auch ihren Weg in die Dienstleistungsbranche bzw. in Softwareunternehmen gefunden. Wenn so viele Unternehmen davon profitieren, warum dann nicht auch ein Franchise Start-Up? 

Warum ein Franchise Start-Up besonders von Kanban profitiert

Mit der Franchise-Gründung steht ein Gründer besonderen Pflichten gegenüber, die es zu erfüllen gilt. Lizenzforderungen des Franchisegebers sind nur eine Sache, die restlichen vertraglichen Pflichten einzuhalten, eine andere: Viele Prozesse sind zumindest im Rahmen vorgeschrieben und ein Start-Up steht immer unter Kosten- und damit unter Optimierungsdruck. Diesem kann entgegengewirkt werden, indem von vorneherein auf ein Prozessmodell gesetzt wird, welches die kontinuierliche Verbesserung als zentralen Inhalt verkörpert: Die Kanban-Methode. 

Als Start-Up im Franchising liegt man gegenüber „normalen“ Start-Ups in dem Vorteil, dass viele zeitraubende und entscheidende Dinge bereits erledigt sind. Geschäftsidee? Schon erprobt. Corporate Design? Alles fertig. Webseite und Markenaufbau? Darum kümmert sich der Franchisegeber. Umso mehr liegt der Fokus daher auf der Prozessoptimierung – hier haben gerade Gründer noch sehr viele Stellschrauben einzustellen. Wer die Kanban-Methode von Anfang an einsetzt, macht sich nicht nur die Einführung besonders einfach, sondern erlebt Prozessoptimierung live mit: Gerade die Anfangsphase bietet mit offenen Gedanken und noch nicht festgelegten Prozessen nicht nur das größte, sondern auch das am einfachsten nutzbare Potential für Optimierung. 

Überblick: So geht Kanban

Mit Kanban können Franchise-Gründer ihre Prozesse optimieren – je früher, desto besser:

  • Lagerhaltung im Franchise wird minimiert 
  • Schnelle und flexible Reaktion auf äußere Einflüsse 
  • Strukturmodell mit einheitlichen Prozessen macht das Management von Anfang an einfacher 
  • Optimierte Prozesse optimieren auch die Kosten – und nehmen den Kostendruck 

Was kann die Kanban-Methode?

Mit Hilfe der Kanban-Methode (hier geht es zum Kanban Training) können Prozesse in Unternehmen optimiert werden, egal ob großes oder kleines Franchise: Ein Beispiel ist die Minimierung der Menge der Lagerhaltung. Darüber hinaus können Probleme im Produktionsprozess schneller erkannt und beseitigt werden. Warum? Weil die Prozesse einer Produktionskette miteinander kommunizieren und Fehler in der Kommunikation durch ein bestimmtes System sofort auffallen: 

Visualisierung des Prozesses bzw. Informationsaustausch

Die Prozesse in einem Kanban-System kommunizieren miteinander: So signalisiert ein Prozess dem anderen z.B., dass (fast) keine Waren mehr vorhanden sind und daher entsprechend nachproduziert werden muss. Das Kommunikationsmittel kann dabei völlig verschieden sein – eine digitale Datenbank, eine Produktkarte oder einfach nur eine leere Kiste. 

Pull-System

Wenn ein Prozess Waren von einem anderen anfordert, ist dieser andere der vorgelagerte Prozess. Diese Art der Produktübergabe von Prozess zu Prozess bezeichnet man als ein Pull-System: Ein Prozess fordert Waren von dem ihm vorgelagerten an, wenn er sie braucht, woraufhin sie produziert werden. Sie werden nicht auf Lager produziert! Ein kleines Zwischenlager bzw. einen Puffer an den Prozessen zugeordneten Stationen braucht es in der Regel natürlich trotzdem. 

Kaizen: Kontinuierliche Verbesserung

Der aus dem japanischen stammende gesprochene Begriff Kaizen bedeutet so viel wie „kontinuierliche Verbesserung“. Verbessern kann sich aber nur derjenige, der auch seine Probleme kennt. Um die ausfindig zu machen, dienen eine Vielzahl von Kennzahlen wie z.B. der Durchsatz oder die Fehlerrate zur Identifikation von Verbesserungspotential. 

Was ist Software-Kanban

Der Begriff Software-Kanban beschreibt wie auch Scrum eine Methode zur Softwareentwicklung im Hinblick auf agiles Projektmanagement. Führt ein Softwareunternehmen ein Kanban-System ein, lässt sich das meist an einem großen Board erkennen, welches die einzelnen Arbeitsschritte im Projekt in Echtzeit darstellt, das sogenannte Kanban-Board. Doch nicht nur ein Board mit vielen Klebenotizen dient dieser agilen Projektmanagementmethode, auch tägliche Standup-Meetings, Retroperspektiven und aussagekräftiges Reporting und Monitoring sind Werkzeuge innerhalb von Software-Kanban. Auch ein Kanban-System in einem Softwareunternehmen folgt dem obigen Schema (Visualisierung, Pull und Kaizen), nutzt dafür aber andere Tools. An Stelle leerer Kisten dient hier z.B. fast ausschließlich das Kanban-Board zur Visualisierung. Die folgenden Absätze zeigen die jeweiligen Spezialitäten von Software-Kanban auf: 

Visualisierung des Arbeitsprozesses mittels Kanban-Board

Das wohl wichtigste Element hinsichtlich der Visualisierung des Arbeitsprozesses ist das Kanban-Board. Dabei handelt es sich um eine Tabelle, deren Spalten einem Zustand im Arbeitsprozess zugeordnet sind. Oft sind das die folgenden Zustände: 

  1. Backlog 
  2. In Planung 
  3. In Arbeit 
  4. Testing 
  5. Roll-Out 
  6. Produktiv 

Die Entwicklung eines Softwareprogramms bzw. deren einzelne Arbeitspakete durchlaufen folglich diese sechs Schritte bis zur Fertigstellung. Jedes Arbeitspaket ist dabei ein „Zettel“, in der Regel eine Klebenotiz. Durch diese Art der Visualisierung lässt sich stets aktuell erkennen, wie es um den Fortschritt des Gesamtprojekts und insbesondere um den Fortschritt eines einzelnen Arbeitspakets steht. Auch wird sofort ersichtlich, wenn es Stau gibt oder wenn ein Arbeitspaket lange nicht vorankommt bzw. einen hohen Aufwand verursacht. 

Pull-System auch im Software-Kanban

Wie auch bei der Produktionsanlage gilt im Software-Kanban, dass die Arbeitspakete nach dem Pull-System von Schritt zu Schritt weitergegeben werden. Der nächste Schritt holt sich sein Paket also vom vorigen ab. Daraus folgt unmittelbar, dass in den beiden Schritten „In Arbeit“ und „Testing“ bzw. in jedem echten Arbeitsschritt dazwischen unterschieden wird, ob das Paket gerade bearbeitet wird oder schon fertig ist. So wird sichergestellt, dass ausschließlich fertige Pakete weitergegeben werden. 

Damit das Kanban-Board und das Pull-System ihre Vorteile erst richtig ausspielen, braucht es aber noch mehr: Die einzelnen Arbeitsschritte müssen hinsichtlich der Kapazität an Arbeitspaketen beschränkt werden. So wird einerseits sichergestellt, dass kein dem Arbeitsschritt zugeordnetes Team überlastet wird – andererseits lassen sich so Engpässe sehr schnell erkennen, da das Limit zu einem Stau führt, wenn es beim entsprechenden Arbeitsschritt Probleme gibt. 

Darüber hinaus spielt auch der Informationsgehalt auf dem Zettel bzw. der Notiz mit dem Arbeitspaket eine Rolle: Hier gibt es viele Freiheiten, je nach Projekt oder Paket. Möglich wären beispielsweise Details zu Kunde und Mitarbeiter oder Deadlines sowie Zeitstempel zum besseren Tracking. 

Kontinuierliche Verbesserung im Software-Kanban

Ein besseres Tracking ist Teil des im Software-Kanban notwendigen Monitorings: Es werden möglichst viele Daten über den Prozess gesammelt, um daraus Wissen zu generieren, welches im Rahmen eines durchdachten Reportings sinnvoll veranschaulicht wird – um daraus die richtigen Entscheidungen zu fällen. Beispiele für wichtige Metriken bzw. KPIs (Kennzahlen) sind wie auch bei produzierenden Unternehmen mit Kanban der Durchsatz oder die Durchlaufzeit. Auch die Fehlerrate, die durchschnittliche Arbeitszeit pro Paket oder die Auslastung der Teams sind wichtige Kennzahlen. 

Wird ein Problem durch eine Kennzahl oder durch das Kanban-Board erkannt, gibt es verschiedene Möglichkeiten, darauf zu reagieren. Swarming ist eine davon: Hier „schwärmen“ viele Mitarbeiter aus bzw. werden auf das Problem verwendet, um es möglichst schnell zu beseitigen. Strategien wie diese können z.B. über tägliche Standup Meetings einen Start finden oder sind bei Bedarf vom Projektleiter zu initiieren. Neben täglichen Treffen sollten monatliche Retroperspektiven stattfinden, in denen die Vergangenheit beleuchtet wird, um Optimierungspotential zu finden. 

Vorteile von Kanban für Startups und Franchise-Unternehmen

Startups profitieren von Kanban dadurch, dass sie eine Projektmanagement bzw. Prozessmanagement-Methode einführen, welche ihnen ermöglicht, ihre Arbeit möglichst effizient zu organisieren bzw. zu steuern – ohne dass das zu Grunde liegende System allzu komplex ist. Denn Kanban ist nicht nur schnell zu lernen, sondern auch kostengünstig und vor allem sukzessive einführbar. Projektleiter müssen nicht gleich den ganzen Prozess umwandeln, sondern können Schritt für Schritt vorgehen. Das senkt auch das Risiko, dass die Einführung scheitert. Außerdem führt Kanban schnell zu sichtbaren Ergebnissen. Darüber hinaus lässt sich Kanban auf viele Bereiche anwenden – wie gezeigt z.B. auch auf Software-Unternehmen. Für Franchise-Unternehmen wiegt besonders der Vorteil stark, dass Mitarbeiter schnell und einfach eingelernt werden können. Gerade bei Gründungen im Franchise ist es darüber hinaus besonders effektiv, die Kanban-Methode von Anfang an anzuwenden: Denn dort ist die Akzeptanz für Veränderung in den Prozessen seitens der Mitarbeiter noch maximal, zudem ist der Blick noch weit und offen.


Bild von Gerd Altmann auf Pixabay

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