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Firmendokumente: Wo bewahren Unternehmen sie sicher auf

Ob Informationen zu Produktdetails, Geschäftspapiere oder firmeneigene Herstellungsverfahren – jedes Unternehmen hat sie: Wichtige Dokumente, die vor dem Zugriff Dritter unbedingt geschützt werden müssen. Was diesbezüglich für Unternehmen im Allgemeinen gilt, gilt natürlich auch für Franchiseunternehmen. Je nachdem, wie schützenswert die jeweiligen Unterlagen sind, gibt es für deren sichere Aufbewahrung verschiedene Möglichkeiten. Bestimmte Dokumente müssen laut Gesetz außerdem unterschiedlich lange aufbewahrt werden. Auch danach richtet sich die Wahl des Aufbewahrungsortes. Daher stellt die elektronische Datensicherung eine sinnvolle Basis dar, die Sicherheit gibt und die Einhaltung von Fristen gewährleistet. Wenn es über die reine Datensicherung hinausgeht, gibt es weitere Möglichkeiten, die mehr Sicherheit vor Zerstörung oder Verlust von Firmendokumenten bieten.

Dokumententresore – Inhouse-Schutz für sensible Daten

Dokumente, die für ein Unternehmen besonders wertvoll sind und deren Verlust unter Umständen sogar das Weiterbestehen gefährden kann, sollten möglichst sicher vor Zerstörung und Diebstahl sein. Eine Investition in einen Dokumententresor ist daher für Unternehmen anzuraten, wenn sensible Daten geschützt verwahrt werden sollen. In Tresoren von spezialisierten Anbietern sind die Dokumente jederzeit im Unternehmen verfügbar und sicher vor dem Zugriff Unbefugter. Zudem bieten Dokumententresore je nach Sicherheitsstufe für bis zu 120 Minuten zertifizierten Feuerschutz. Je nachdem, welche Schlüsselmechanismen bevorzugt werden, kann zwischen klassischen Schlüsselschlössern oder solchen mit Zahlenkombination gewählt werden. Abhängig von der Art der Unterlagen gibt es spezielle Aktenschränke, Hängeregister, Spinde für Mitarbeiter oder Tresore mit Einschwenktüren.

Bankschließfächer – externe Sicherung wichtiger Dokumente

Alternative zu einem Dokumententresor ist ein Schließfach, das ebenfalls sensible Daten vor Verlust und Diebstahl schützen kann. Es kann grundsätzlich bei jeder Bank eröffnet werden, unabhängig davon ob das Unternehmen dort ein Konto besitzt. Manche Kreditinstitute vermieten Schließfächer zu den üblichen Preisen jedoch nur an ihre eigenen Kunden. Von Nichtkunden verlangen sie einen Aufpreis. Generell sind die Kosten für die Miete von Bank zu Bank unterschiedlich. Hinzu kommen Kosten für eine Versicherung für die aufbewahrten Güter, weil diese nicht automatisch im Mietpreis enthalten ist. Dafür muss in diesem Fall eine gesonderte Police abgeschlossen werden, die Schutz vor Raub und Feuer sowie eventuell zusätzlich vor Blitzschlag, Rauch oder Explosion beinhalten kann. Meist hängt der Preis von der Größe des Bankschließfachs ab und ist jährlich im Voraus zu entrichten. Üblicherweise kann zwischen Größen von vier bis 200 Liter gewählt werden.

Wird in ein Unternehmen eingebrochen, können Bargeld und Wertgegenstände zur Not relativ einfach ersetzt werden. Anders verhält es sich mit sensiblen Daten, die auf keinen Fall in die Hände Fremder gelangen dürfen. Bankschließfächer bieten sich besonders an, um bei wichtigen Dokumenten den Verlust durch Diebstahl zu verhindern. Allerdings müssen Unternehmer, um die Unterlagen einzusehen, immer erst den Weg zur Bank auf sich nehmen. Dazu müssen sie sich außerdem nach deren Öffnungszeiten richten.

Sicherheit bietet zum einen das professionelle Einbruchschutzsystem der Bank und zum anderen das Schließfach selbst:

  • Der Bankmitarbeiter muss dieses zunächst mit einem Bankschlüssel öffnen. Anschließend verlässt er den Raum.
  • Mit dem Kundenschlüssel kann der Inhaber des Schließfaches dieses dann öffnen.
  • Um Zugang zum Fach zu erhalten, besteht Ausweispflicht: Jeder Kunde unterliegt gemäß §154 Abgabenordnung der Legitimationsprüfung.
  • Kein Bankmitarbeiter kann somit ohne den Kunden an das Schließfach. Es unterliegt dem Bankgeheimnis. Keiner, außer dem Inhaber selbst, weiß über den Inhalt des Faches Bescheid.

Wichtig ist, dafür zu sorgen, dass eine weitere vertraute Person Zugriff auf das Schließfach hat. Deswegen erhält der Kunde einen Zweitschlüssel. Sollte er aufgrund eines Unfalls oder einer Krankheit verhindert sein, kann ein anderer Vertrauter darauf zugreifen.

Tipp: Eine Versicherung für ein Bankschließfach muss nicht zwangsläufig über die Bank abgeschlossen werden. Auch manche Hausratsversicherer bieten eine solche an. Wer bei der Bank ausschließlich Dokumente aufbewahren möchte, sollte sich überlegen, inwieweit eine Versicherung nötig ist, beziehungsweise in welchem Umfang sie abgeschlossen werden soll. Ein immaterieller Schaden kann auch mit einer Versicherung nicht ersetzt werden. Bargeld sollte im Schließfach nicht verwahrt werden, da Banken es generell nicht versichern. Im Schadensfall ist die exakte Summe schwer ermittelbar.

Elektronische Datensicherung - Die Basis zur Speicherung wichtiger Dokumente

Eine zusätzliche Option zur sicheren Aufbewahrung von wichtigen Dokumenten sind elektronische Datenträger. Der Vorteil dieser Geräte liegt darin, dass sie eine unkomplizierte Funktionsweise haben und transportabel sind. Derartige Speichermedien bringen allerdings den Nachteil mit, dass sie nicht unendlich lange halten.

Eine praktische Alternative bietet da eine fix eingerichtete Netzwerkfestplatte, kurz NAS („Network Attached Storage“). Daten, die auf dem NAS gespeichert sind, können im gesamten Unternehmensgebäude sowie mittels VPN beispielsweise auch vom Home Office aus abgerufen werden, per PC, Notebook, Tablet sowie Smartphone. Der Systemadministrator legt fest, welcher Mitarbeiter auf welchen Bereich Zugriff erhält. Die Daten lagern sicher auf dem NAS im Unternehmen und nicht auf einem beliebigen Server, wie bei einer Cloud. Die elektronische Sicherung von Daten sollte in jedem Unternehmen standardmäßig durchgeführt werden. Sie ist die Basis, um Dokumente langfristig sicher zu verwahren und damit unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für diese einhalten zu können.

Aufbewahrungsfristen wichtiger Dokumente

Personen, die nach dem Steuer- oder Handelsrecht dazu verpflichtet sind, Bücher und Aufzeichnungen zu führen (Doppelte Buchführung), sind folglich zur Aufbewahrung dieser Dokumente verpflichtet. Das sind unter anderem:

  • Offene Handelsgesellschaften (OHGs)
  • Kommanditgesellschaften (KGs)
  • Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHs)
  • Einzelkaufleute

Grund ist, dass Unternehmensdokumente für Dritte wie beispielsweise den Finanzbeamten oder Wirtschaftsprüfer auch später noch einsehbar sein sollten. Die steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht ist in der Abgabenordnung (AO), vor allem in §147 AO geregelt. Zudem wird sie durch andere Gesetze, wie beispielsweise dem Handelsgesetzbuch (HGB), begründet.

Die Vorschrift besagt, dass Unternehmen alle Belege gut lesbar bis zu zehn Jahre aufbewahren müssen. Das gilt auch im Fall einer Unternehmensauflösung oder eines Eigentümerwechsels. Sind bei einer Betriebsprüfung die Belege nicht ausreichend gut leserlich, kann im Ernstfall der Vorsteuerabzug gefährdet sein. Aus diesem Grund sollte besonders bei Thermokassenbelegen vorgebeugt werden. Es empfiehlt sich, diese entweder sofort nach Erhalt zu kopieren oder sie einzuscannen und damit zu digitalisieren. Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen sind im Original aufzubewahren (§147 Abs. 2 AO).

Grundsätzlich beginnt die Aufbewahrungsfrist immer mit dem Ende eines Kalenderjahres. Hinsichtlich der Dokumentenart unterscheidet man diese in zwei Kategorien: Dokumente, die für sechs Jahre oder für zehn Jahre aufbewahrt werden müssen.

Sechsjährige AufbewahrungspflichtZehnjährige Aufbewahrungspflicht
  • Schriftwechsel
  • Mahnbescheide
  • Einfuhr- und Exportunterlagen
  • Zollbelege
  • Kalkulationsunterlagen
  • Darlehensunterlagen
  • Betriebsprüfungsberichte
  • Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Bankbürgschaften
  • Eröffnungsbilanz
  • Buchungsbelege
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse
  • Arbeitsanweisungen
  • Bücher und Aufzeichnungen
  • Lageberichte

Fazit

Laut Experten sind regelmäßige Backups für jedes Unternehmen ein Muss. Bei einem Systemausfall oder einem Datenverlust können diese zurückkopiert oder wiederhergestellt werden. Eine solche Sicherheitskopie kann auf der Festplatte des Computers, einer externen Festplatte oder einem USB-Stick erstellt werden. Damit sind die Daten aber nicht vor Einbruch oder Feuer sicher. Diesen Schutz bieten Dokumententresore oder Bankschließfächer. Wer sich zusätzlich absichern möchte, sollte sehr wichtige Unterlagen immer an zwei voneinander getrennten Orten aufbewahren. Falls diese dann an einem der Orte gestohlen oder zerstört werden, sind sie immer noch am jeweils anderen Aufbewahrungsort einsehbar.

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