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Die wichtigsten Faktoren bei der Planung der Unternehmenskosten

Für die Erfolgsplanung eines Unternehmens ist es relevant, die Unternehmenskosten im Blick zu behalten. Für den gesamten Betrieb werden alle Kosten geplant, die keiner einzelnen Planungseinheit zuzuordnen sind. Sobald die Betriebskosten ermittelt worden sind, gibt es einige Maßnahmen, um diese zu senken und damit den Unternehmensgewinn zu erhöhen. 

Wie unterscheiden sich fixe und variable Kosten?

Bei einem produzierenden Unternehmen – so auch bei vielen Franchise-Betrieben – fallen zwei Arten von Aufwendungen an. Die variablen Kosten hängen von der Menge der produzierten Güter und deren Absatz ab. Daneben stehen die fixen Kosten, die unabhängig von Produktion und Verkaufserfolg gleichbleibend anfallen. 

Der Unterschied beider Kostenarten kann in einfachen Beispielen erläutert werden: 

  • Handelt es sich bei dem Franchise um eine Kaffeerösterei, gehören die Rohstoffe zu den variablen Kosten. Dagegen sind Miete und Strom für das Ladenlokal fixe Posten. Dieses Beispiel lässt sich auf weitere produzierende Unternehmen aus der Lebensmittelbranche – Bäcker, Pizzabäcker, Fast-Food-Restaurant – übertragen. 
  • Wer einen Onlineshop betreibt, muss Waren einkaufen. Diese Ausgaben werden zu den variablen Kosten gerechnet. Dagegen sind Fixkosten für die IT, die Onlinewerbung oder die Gebühren für das Hosting der Website veranschlagt. 
  • Ein drittes Beispiel stellen Logistikunternehmen dar. Bei ihnen kann die Menge des benötigten Treibstoffs variieren. Folglich zählt dieser Punkt zu den variablen Kosten. Die Unternehmenskosten für den Fuhrpark sowie die Löhne für die Fahrer bleiben unabhängig von der Auftragslage gleich. Ergo werden diese zu den Fixkosten gezählt. 

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Beide Kostenarten können mithilfe zweier Mittel berechnet werden:

Die Break-Even-Analyse fokussiert sich auf die Errechnung des Zeitpunkts, ab dem Umsatz und Unternehmenskosten gleich sind. Das bedeutet, das jeweilige Unternehmen steht kurz vor der Gewinnschwelle. Diese Methode geht mit folgenden Vor- und Nachteilen einher: 

  • + Nur wenige Informationen werden benötigt 
  • + Anwendung ist unkompliziert 
  • + Eignet sich für lineare Kostenverläufe 
  • + Anwendbar für mehrere Produkte und Dienstleistungen 
  • - Keine Berücksichtigung von Kostenschwankungen 
  • - Nur Absatzmenge findet beim Erreichen der Gewinnschwelle Beachtung 

Daneben existiert die Deckungsbeitragsrechnung. Die errechnet, wie viel ein verkauftes Produkt dazu beiträgt, Kosten abzudecken oder Gewinn zu erzielen. 

Welche Betriebskosten müssen im Auge behalten werden?

Die Fixkosten sind von der Auftrags- und Beschäftigungslage sowie von der Auslastung eines Unternehmens unabhängig und fallen unveränderlich an. Anders als variable Kosten erfordern sie eine wiederkehrende Zahlungsfälligkeit, ob Produkte hergestellt und verkauft werden oder nicht. Bei der Kostenplanung eines Unternehmens bilden sie daher einen unabänderlichen Kostenpunkt. Zu ihnen gehören: 

  • Energiekosten wie Strom und Wasser, 
  • Kosten für die technische Infrastruktur wie Telefon und Internet, 
  • Miete, 
  • Versicherungen, 
  • Lineare Abschreibungen, 
  • Personalkosten wie Löhne und Gehälter. 

Für eine professionelle Buchhaltung ist es unerlässlich, sich einen Überblick über die Fixkosten oder auch Betriebskosten zu verschaffen. Das gelingt mit einer einfachen Methode: 

Um beispielsweise die Personalkosten planen zu können, sollten Unternehmen die Mitarbeiter auflisten und mit ihnen die geplanten Personalkosten. Zu diesen gehören neben den Löhnen und Gehältern die Lohnnebenkosten sowie Geschäftsführergehälter. Auf die Weise sollten auch alle anderen Fixkosten aufgeschlüsselt und auf Papier gebracht werden. 

Über welchen Zeitraum sollte die Kostenplanung eines Unternehmens erfolgen?

Von Vorteil ist es, alle Kosten eines Unternehmens über einen Zeitraum von mindestens drei Jahren zu planen. Das bedeutet, man plant für das aktuelle Jahr sowie für die Zukunft. Für das erste Jahr – das laufende Geschäftsjahr – bietet es sich an, Kostenpunkte monatlich zu planen. Für das zweite Jahr werden diese quartalsweise, für das dritte im Gesamtjahr geplant. Die entsprechenden Planzahlen findet man heraus, wenn man seinen Bedarf an Ressourcen realistisch abschätzt. Zu diesen gehören beispielsweise: 

  • Personal, 
  • Büroräume, 
  • Fuhrpark. 

Ebenso beeinflussen die individuellen Möglichkeiten, auf diese Kosten einzuwirken, die Planung. Eine Kosteneinsparung kann durch eine Neuverhandlung von Lieferverträgen oder durch den Wechsel des Energieversorgers realisiert werden. 

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Mit diesen Tipps gelingt es, Fixkosten im Unternehmen einzusparen

Während der Kostenplanung für die nächsten Jahre ist abzusehen, ob zukünftig eine Kostensteigerung droht. Bei einem erfolgreichen Franchise führt beispielsweise die erhöhte Produktnachfrage zu mehr Belegschaft, was wiederum die Personalkosten in die Höhe treibt. Mehr Personal erfordert unter Umständen größere Unternehmensräume, sodass Miet- und Energiekosten ansteigen. 

Um einen erfolgreichen Franchise-Betrieb aufzubauen und dennoch die Unternehmenskosten niedrig zu halten, gibt es mehrere Möglichkeiten: •

  • Optimierte Marketing-Strategie: Die Offline-Werbung mit Flyern und klassischen Werbegeschenken kostet Geld. Damit sich diese Investition lohnt, sollte die Werbung zielgruppenspezifisch sein und sich von der Konkurrenz abheben. Hier empfiehlt sich der Grundsatz: Qualität statt Quantität. Statt in eine große Menge vermeintlich günstiger Werbemittel zu investieren, ist die Planung individueller und ausgefallener Werbung die bessere Strategie. Obgleich die Kosten zunächst höher erscheinen als beispielsweise beim Flyerdruck, amortisieren sie sich tendenziell schneller. Auf lange Sicht bedeutet das eine Kosteneinsparung. 
  • Freies Personal: Um Personalkosten einzusparen, ergibt die Überlegung, welche Kräfte tatsächlich gebraucht werden, Sinn. Einen kleinen Betrieb braucht man beispielsweise weniger Arbeitskräfte als eine große Filiale. In Zeiten mit hohem Arbeitsaufwand – während einer Inventur – kann auf Zeitarbeiter zurückgegriffen werden. Für das Marketing sind Auftragsunternehmen und freie Texter eine gute Alternative zu einer eigenen Marketingabteilung. Ebenso ergibt es Sinn, bei der Personaleinstellung flexible Verträge auszuhandeln. 
  • Outsourcing von Aufgaben: Oftmals herrscht bei jungen Unternehmen der Irrglaube, es spare Kosten ein, alle Aufgaben selbst zu übernehmen. Jedoch kann das Gegenteil der Fall sein. Teilweise ist es sinnvoller, bestimmte Arbeiten an fachkundige Dritte abzugeben. Erledigen diese sie schnell und zuverlässig, ergibt sich für den Unternehmer selbst eine Zeitersparnis. Da das Motto „Zeit ist Geld“ in der Arbeitswelt keine leere Phrase ist, kann auf die Weise eine Kostenersparnis ermöglicht werden. 
  • Tarife überprüfen und gegebenenfalls wechseln: Telefon, Internet, Versicherung und natürlich Strom sind Faktoren, die sich auf die Fixkosten jedes Unternehmens auswirken. Allerdings können diese teilweise eingespart werden, indem man die aktuellen Tarife auf ihre Lukrativität überprüft. Beispielsweise können sich unprofitable Versicherungsbeiträge schnell summieren und damit den Unternehmensgewinn drastisch schmälern. Wer jährlich die Tarife kontrolliert und gegebenenfalls zu einem günstigeren Anbieter wechselt, profitiert von einem hohen Einsparpotenzial. 
  • Anschaffungen überdenken: Ebenfalls können Unternehmenskosten reduziert werden, indem man einen kritischen Blick auf gegenwärtige und geplante Anschaffungen wirft. Hierbei sollte überlegt werden, ob und wie der jeweilige Posten zum Unternehmenserfolg beiträgt. Unternehmer, die wenig Kundentermine außer Haus wahrnehmen müssen, sollten beispielsweise überdenken, wie sinnvoll ein Firmenwagen wirklich ist. Auch bei kleineren Anschaffungen wie der Büroausstattung helfen kritische Überlegungen, unnötige Ausgaben zu vermeiden. Obgleich diese bei Kleinartikeln wie Papier zunächst günstig erscheinen, summieren sie sich auf die Dauer. 
  • Mitarbeiter für Energieersparnis sensibilisieren: Bleibt im Büro durchgängig das Licht an oder wird vergessen, die Kaffeemaschine auszuschalten, kostet diese Unachtsamkeit unnötig Energie. Diese lässt sich einsparen, wenn alle Mitarbeiter auf eine sinnvolle Energiekostensenkung hingewiesen werden. Bereits kleine Änderungen im Unternehmensalltag können anschließend zu einer Kostenersparnis beitragen. Ebenfalls kann bei technischen Neuanschaffungen auf eine hohe Energieeffizienz geachtet werden. Über weitere Energieeinsparpotenziale für Unternehmen und Industrie informiert das Umweltbundesamt. 
  • Durchdachte Standortplanung: Speziell für neu gegründete Unternehmen kann sich die Frage des richtigen Standorts zu einem gravierenden Kostenfaktor entwickeln. Prestigeträchtige Büroräume können zwar Kunden und Geschäftspartner beeindrucken, erfordern jedoch hohen finanziellen Aufwand. Speziell Start-ups können daher überlegen, ob nicht zunächst die eigene Wohnung als Bürofläche ausreicht. Wer gründet, sollte kalkulieren, wie groß der benötigte Arbeitsplatz ausfallen soll und wie viele Räume gebraucht werden. Ebenso sollten die harten und weichen Standortfaktoren bei der Gründung beachtet werden. 

Grundsätzlich lässt sich bei der Betriebskostenplanung eines Unternehmens sagen: Je niedriger die Fixkosten ausfallen, desto eher lassen sich in der Zukunft Liquiditätsengpässe vermeiden.


Photo by Kaleidico on Unsplash

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