Die Buchhaltung – ein Bestandteil der Selbstständigkeit

Eine Existenzgründung beginnt meist mit einer Idee und dem Namen, den das zukünftige eigene Unternehmen tragen soll. Doch viele, die den Weg in die Selbstständigkeit wagen möchten, denken nicht über all die Pflichten und Aufgaben nach, die daraufhin auf einen zukommen. Ist der Businessplan erstellt und hat man die Zusage von der Bank für den benötigten Kredit, können Kunden akquiriert und Aufträge eingeholt werden. Doch mit Aufträgen und Einnahmen beginnt auch das leidige Thema der Buchhaltung. Dabei sind Existenzgründer dazu verpflichtet Geschäftsunterlagen nach handels- und steuerrechtlichen Vorschriften aufzubewahren. Businesswissen und mehr muss ein Existenzgründer ebenfalls aufweisen, ansonsten wird der Erfolg sich langfristig nicht einstellen. Einige Informationen zur Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen nun nachfolgend:

Die Aufbewahrungspflicht ist gesetzlich geregelt und zwar durch das Bundesfinanzministerium. Grundlegend sind dabei das BMF-Schreiben aus dem Jahr 1995 ‚Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und das BMF-Schreiben aus dem Jahr 2001 ‚Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Was genau darin vereinbart wurde, ist folgendes:

• Verpflichtet, diese Aufbewahrungspflicht einzuhalten, ist jeder, der Bücher führen muss und zu Aufzeichnungen verpflichtet ist. Dies regelt das Steuer- und Handelsrecht. Zusätzlich sind all diejenigen zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet, die gewisse Umsatz- und Gewinngrenzen überschreiten. Die Gewinngrenze liegt dabei bei 50.000 Euro und die Umsatzgrenze bei 500.000 Euro.
• Die meisten fragen sich außerdem, was man denn alles aufbewahren muss. Im Grunde kann man sagen, dass alles aufbewahrt werden muss, was für die Besteuerung ausschlaggebend sein kann. Genauer gesagt, zählen dazu folgende Unterlagen:
  - Bücher/Handelsbücher und Aufzeichnungen: Dazu zählen Grundbuch, sowie Haupt- und Nebenbücher
  - Den Jahresabschluss (dieser muss Bilanzen und Rechnungen zu gewinnen und Verlusten beinhalten)
  - Inventare: In diesen werden Vermögensgegenstände und Schulden hinterlegt
  - Die Eröffnungsbilanz
  - Die Unterlagen, die diese Dokumente erläutern und somit das Verständnis erleichtern (Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen)
  - Handels- und Geschäftsbriefe
  - Die Belege über getätigte Buchungen: Damit wird nachgewiesen, dass Buchungen auch tatsächlich über die Bühne gegangen sind

Schwierigkeiten haben die meisten wohl mit einer geregelten Einordnung der Unterlagen. Hier gibt es dazu genauere Informationen.

• Genaue Angaben gibt es auch dazu, wie lange diese Unterlagen aufzubewahren sind. Dabei müssen Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Buchungsbelege, Eröffnungsbilanzen und Rechnungen zehn Jahre aufbewahrt werden. Bei allen anderen Unterlagen, die unbedingt aufbewahrt werden müssen, gilt meist eine Aufbewahrungspflicht für sechs Jahre. In einigen Fällen müssen die Unterlagen aber noch länger als zehn Jahre aufbewahrt werden. Gründe dafür können eine Außenprüfung, eine vorläufige Steuerfestsetzung, im Falle von Ermittlungen aufgrund von steuerstraf- oder bußgeldrechtlichen Ermittlungen oder eben, wenn Anträge gestellt werden, die man begründen möchte.
• Die Art der Aufbewahrung spielt ebenfalls eine große Rolle. In der Regel sollten immer die Originale aufbewahrt werden. Dies ist zwar nicht immer unbedingt notwendig, doch wenn man auf Nummer sicher gehen möchte, bewahrt man die Originale auf. Werden Rechnungen elektronisch eingereicht, müssen diese trotzdem sowohl elektronisch als auch in der Papierform aufbewahrt werden.
• Auch zu dem Ort, an dem die Unterlagen zur Aufbewahrung gelagert werden, gelten einige Vorschriften. Zum einen muss dieser entsprechend vor Wasser, Feuer und sonstigen  Gefahren geschützt werden. Außerdem muss für die Aufbewahrung ein Ort in Deutschland gewählt werden. Grundsätzlich muss lediglich gewährleistet sein, dass die Unterlagen in einer gewissen Zeit auch zur Vorlegung bereit stehen.

Existenzgründer sollten sich also auch darüber bewusst sein, dass deutlich mehr Aufgaben auf diese zukommen als lediglich das Abarbeiten der Aufträge, die man erhält. Ein Steuerberater wird all diese Dinge wissen und kann Unternehmen kompetent beraten. Viele Unternehmen und auch private Personen gehen die Steuererklärung und die Aufbewahrung der entsprechenden Unterlagen aber selbstständig an. Dies kann gerade zu Beginn einer Unternehmensgründung von Bedeutung sein, denn dabei ist der finanzielle Aspekt noch besonders wichtig!