Die Buchhaltung – ein Bestandteil der Selbstständigkeit
Eine Existenzgründung beginnt meist mit einer Idee und
dem Namen, den das zukünftige eigene Unternehmen tragen soll. Doch viele, die
den Weg in die Selbstständigkeit wagen möchten, denken nicht über all die
Pflichten und Aufgaben nach, die daraufhin auf einen zukommen. Ist der
Businessplan erstellt und hat man die Zusage von der Bank für den benötigten
Kredit, können Kunden akquiriert und Aufträge eingeholt werden. Doch mit
Aufträgen und Einnahmen beginnt auch das leidige Thema der Buchhaltung. Dabei
sind Existenzgründer dazu verpflichtet Geschäftsunterlagen nach handels- und
steuerrechtlichen Vorschriften aufzubewahren. Businesswissen und
mehr
muss ein
Existenzgründer ebenfalls aufweisen, ansonsten wird der Erfolg sich langfristig
nicht einstellen. Einige Informationen zur Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen
nun nachfolgend:
Die Aufbewahrungspflicht ist gesetzlich geregelt und zwar durch das
Bundesfinanzministerium. Grundlegend sind dabei das BMF-Schreiben aus dem Jahr
1995 ‚Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und
das BMF-Schreiben aus dem Jahr 2001 ‚Grundsätze zum Datenzugriff und zur
Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Was genau darin vereinbart wurde, ist
folgendes:
- Verpflichtet, diese Aufbewahrungspflicht einzuhalten, ist jeder, der Bücher führen muss und zu Aufzeichnungen verpflichtet ist. Dies regelt das Steuer- und Handelsrecht. Zusätzlich sind all diejenigen zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet, die gewisse Umsatz- und Gewinngrenzen überschreiten. Die Gewinngrenze liegt dabei bei 50.000 Euro und die Umsatzgrenze bei 500.000 Euro.
- Die meisten fragen sich außerdem, was man denn alles aufbewahren muss. Im
Grunde kann man sagen, dass alles aufbewahrt werden muss, was für die
Besteuerung ausschlaggebend sein kann. Genauer gesagt, zählen dazu folgende
Unterlagen:
- Bücher/Handelsbücher und Aufzeichnungen: Dazu zählen Grundbuch, sowie Haupt- und Nebenbücher
- Den Jahresabschluss (dieser muss Bilanzen und Rechnungen zu gewinnen und Verlusten beinhalten)
- Inventare: In diesen werden Vermögensgegenstände und Schulden hinterlegt
- Die Eröffnungsbilanz
- Die Unterlagen, die diese Dokumente erläutern und somit das Verständnis erleichtern (Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen)
- Handels- und Geschäftsbriefe
- Die Belege über getätigte Buchungen: Damit wird nachgewiesen, dass Buchungen auch tatsächlich über die Bühne gegangen sind
Schwierigkeiten haben die meisten wohl mit einer geregelten Einordnung der Unterlagen. Hier gibt es dazu genauere Informationen.
- Genaue Angaben gibt es auch dazu, wie lange diese Unterlagen aufzubewahren sind. Dabei müssen Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Buchungsbelege, Eröffnungsbilanzen und Rechnungen zehn Jahre aufbewahrt werden. Bei allen anderen Unterlagen, die unbedingt aufbewahrt werden müssen, gilt meist eine Aufbewahrungspflicht für sechs Jahre. In einigen Fällen müssen die Unterlagen aber noch länger als zehn Jahre aufbewahrt werden. Gründe dafür können eine Außenprüfung, eine vorläufige Steuerfestsetzung, im Falle von Ermittlungen aufgrund von steuerstraf- oder bußgeldrechtlichen Ermittlungen oder eben, wenn Anträge gestellt werden, die man begründen möchte.
- Die Art der Aufbewahrung spielt ebenfalls eine große Rolle. In der Regel sollten immer die Originale aufbewahrt werden. Dies ist zwar nicht immer unbedingt notwendig, doch wenn man auf Nummer sicher gehen möchte, bewahrt man die Originale auf. Werden Rechnungen elektronisch eingereicht, müssen diese trotzdem sowohl elektronisch als auch in der Papierform aufbewahrt werden.
- Auch zu dem Ort, an dem die Unterlagen zur Aufbewahrung gelagert werden, gelten einige Vorschriften. Zum einen muss dieser entsprechend vor Wasser, Feuer und sonstigen Gefahren geschützt werden. Außerdem muss für die Aufbewahrung ein Ort in Deutschland gewählt werden. Grundsätzlich muss lediglich gewährleistet sein, dass die Unterlagen in einer gewissen Zeit auch zur Vorlegung bereit stehen.
Existenzgründer sollten sich also auch darüber bewusst sein, dass
deutlich mehr Aufgaben auf diese zukommen als lediglich das Abarbeiten der
Aufträge, die man erhält. Ein Steuerberater wird all diese Dinge wissen und kann
Unternehmen kompetent beraten. Viele Unternehmen und auch private Personen gehen
die Steuererklärung und die Aufbewahrung der entsprechenden Unterlagen aber
selbstständig an. Dies kann gerade zu Beginn einer Unternehmensgründung von
Bedeutung sein, denn dabei ist der finanzielle Aspekt noch besonders
wichtig!