Das Arbeitszeugnis - eine Herausforderung für jeden Arbeitgeber

Jeder Selbständige und jede Firma, die Mitarbeiter beschäftigt, muss Arbeitszeugnisse ausstellen. Je nach Organisation oder Mitarbeiter wird dies zum mehr oder weniger schwierigen Unterfangen. Nicht selten landet der Vorgang beim Rechtsanwalt oder sogar vor Gericht. Dies ist dann mit einem enormen Zeitaufwand und natürlich mit Kosten verbunden. Es muss jedoch nicht soweit kommen. Die Tatsache, dass Arbeitszeugnisse ausgestellt werden müssen, ist lange bekannt und kann entsprechend vorbereitet werden. Worauf müssen Arbeitgeber achten, um viel Zeitaufwand und Probleme zu vermeiden. Es gibt zahlreiche Vorschriften zur Erstellung eines Arbeitszeugnisses und viele Möglichkeiten diesen Prozess zu optimieren und zu vereinfachen.

Formale Vorschriften für ein Arbeitszeugnis

Der Arbeitnehmer hat per Gesetz Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Es gibt unterschiedliche Varianten von Zeugnissen. Es gibt zwei Arten von Arbeitszeugnissen, ein einfaches oder ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Fordert der Arbeitnehmer ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, so muss der Arbeitgeber dieses ausstellen. Die beiden Zeugnisse unterscheiden sich nach Inhalt und Ausführlichkeit.

In einem einfachen Arbeitszeugnis werden Art und Dauer der Tätigkeit des Arbeitnehmers aufgeführt. Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis enthält neben Art und Dauer der Tätigkeit auch Aussagen über das Verhalten und die Leistung des Arbeitnehmers.

Ein Arbeitszeugnis muss verständlich und klar formuliert sein. Es dürfen keine Formulierungen oder Merkmale, die über den Wortlaut hinausgehen enthalten sein. Das bedeutet, es macht keinen Sinn mit Hilfe von bestimmten Formulierungen eine versteckte Botschaft übermitteln zu wollen. Es muss das firmenübliche Geschäftspapier verwendet werden. Das Arbeitszeugnis muss mit der Schreibmaschine oder dem PC geschrieben werden. Eine elektronische Übermittlung ist untersagt. Weiterhin muss es lesbar und im Original unterschrieben sein. Zusammengefasst ist bei jedem Arbeitszeugnis formal vorgeschrieben:

• keine elektronische Übermittlung
• Stammdaten des Mitarbeiters
• mit Maschine oder PC geschrieben
• keine versteckten Bedeutungen
• klare und verständliche Formulierungen
• firmenübliches Geschäftspapier
• im Original unterschrieben
• es muss lesbar sein

Gesetzliche Vorschriften zur Erstellung eines Arbeitszeugnisses

Für Arbeitnehmer ist alles, was das Arbeitszeugnis betrifft in Paragraph 109 der Gewerbeordnung geregelt. Für Auszubildende finden Arbeitgeber in Paragraph 16 des Berufsausbildungsgesetzes die gesetzlichen Vorschriften zur Ausstellung eines Arbeitszeugnisses. Es müssen Dauer, Art und Ziel der Berufsausbildung genannt werden. Des Weiteren müssen Kenntnisse, Fertigkeiten und Fähigkeiten des Auszubildenden erkennbar sein. Dies gilt ebenso für Arbeitnehmer. Dauer, Art und Aufgabengebiet müssen im Zeugnis aufgeführt werden. Bei einem qualifizierten Zeugnis kommen noch Angaben zum Verhalten und zu der Leistung hinzu. Schnell entstehen hier Fehler und der Arbeitnehmer kann eine Neuausstellung des Zeugnisses fordern oder dieses gerichtlich anfechten. Wer auf Nummer sichergehen möchte, findet bei Haufe Shop die erforderlichen Informationen, Formulierungen und Strategien zur Fehlervermeidung. Rechtssicherheit bei Arbeitszeugnissen spart Zeit, Geld und Nerven. Es besteht zudem eine gesetzlich verankerte Wohlwollenspflicht. Das bedeutet selbst negative Vorkommnisse und Zusammenhänge müssen positiv formuliert werden. Die rechtlichen Vorschriften zusammengefasst:

• Art und Dauer der Tätigkeit
• Stammdaten des Mitarbeiters
• Kenntnisse, Fertigkeiten und Fähigkeiten
• beim qualifizierten Zeugnis: Aussagen zu Verhalten und Leistung
• gesetzlich verankerte Wohlwollenspflicht

Aufwendige und zeitintensive Prozesse bei der Erstellung eines Arbeitszeugnisses

Die erste Hürde für Arbeitnehmer bei der Arbeitszeugniserstellung ist die rechtssichere Formulierung. Wenn bei jedem Zeugnis, das erstellt wird, erst die korrekte Formulierung gefunden werden muss, ist das sehr zeitaufwendig. Bei einem qualifizierten Arbeitszeugnis kommt hinzu, dass eigentlich nur der Fachvorgesetzte oder der Abteilungsleiter das Verhalten und die Leistung beurteilen kann. Diese Information muss sich der Personalverantwortliche zuerst beschaffen und das kann dauern. Häufig fehlt den Abteilungsleitern oder den Fachvorgesetzten das erforderliche Wissen, um die Formulierung rechtssicher weiterzugeben. Der Personalverantwortliche muss die erhaltene Information also noch einmal prüfen und umformulieren. Es vergeht Zeit, bis der Arbeitnehmer sein Zeugnis erhält, häufig zu viel Zeit. Der Arbeitnehmer sucht sich einen Rechtsanwalt und schließlich landet der Vorgang vor Gericht.

Welche Prozesse können Arbeitgeber bei der Arbeitszeugniserstellung optimieren?

Eine wichtige Voraussetzung für einen reibungslosen Ablauf und die zeitnahe Erstellung des Arbeitszeugnisses ist, dass es einen Verantwortlichen gibt. Nur so lässt sich das Verschieben von rechts nach links und unnötige Verzögerung vermeiden. Die Informationsbeschaffung muss so gestaltet werden, dass der zuständige Fachvorgesetzte oder Abteilungsleiter mit einfachen Mitteln die erforderlichen Informationen zusammenstellen kann. Dies kann mit Hilfe von Textbausteinen oder Fragebögen erfolgen. Der jeweilige Verantwortliche setzt diese Informationen rechtssicher um. Unnötige Rückfragen werden so überflüssig und der gesamte Vorgang lässt sich deutlich beschleunigen. Zusätzlich gibt es sehr gute Software-Tools, die die Erstellung eines rechtlich einwandfreien Arbeitszeugnisses ermöglichen.

Wie helfen Tools oder Programme bei der Zeugniserstellung?

In wenigen Schritten kann mit der entsprechenden Software ein rechtssicheres und einwandfreies Zeugnis erstellt werden. Die Stammdaten werden eingegeben, zahlreiche Musterformulierungen helfen, einen geeigneten Text zu finden und es können Mitarbeiter eingebunden werden. Das bedeutet, die Erstellung von separaten Fragebögen und Textbausteinen entfällt. Das Ergebnis ist ein rechtssicheres, fehlerfreies Zeugnis. Intuitive Oberflächen und von Juristen geprüfte Textbausteine unterstützen den Verantwortlichen und sparen viel Zeit. Fehlerquellen werden ausgeschaltet. Diese Tools erfordern selbstverständlich eine Investition, da die wirklichen guten Tools natürlich nicht kostenfrei erhältlich sind. Diese Investition macht sich jedoch schnell bezahlt. Die formalen und rechtlichen Anforderungen an das Arbeitszeugnis werden schnell und effizient erfüllt. Fehler sind nicht mehr möglich. Der Arbeitnehmer wird zufrieden sein und die eingesparte Zeit kann für andere Aufgaben verwendet werden. Alles in allem eine lohnende Investition!

Fazit

Arbeitszeugnisse stellen für jeden Arbeitgeber eine Herausforderung dar und sind häufig mit formalen oder rechtlichen Fehlern behaftet. Dies führt zu wiederholten Nachfragen, mehrfacher Neuerstellung und erfordert einen hohen Zeitaufwand. Im schlimmsten Fall wird ein Rechtsanwalt eingeschaltet oder es wird sogar eine gerichtliche Entscheidung erforderlich. Arbeitgeber sollten sich mit diesem Bereich beschäftigen, um auf lange Sicht Zeit und Kosten zu sparen. Arbeitszeugnisse spielen in allen Unternehmen ab dem Moment in dem auch nur ein Mitarbeiter oder Auszubildender beschäftigt wird, eine Rolle. Es empfiehlt sich, nicht bis zum letzten Tag zu warten, um eine effiziente und rechtssichere Lösung zu finden. Ein rechtzeitiges Implantieren eines geeigneten Tools sorgt für Freiräume, spart viel Zeit und unter Umständen auch Ärger.

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