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Bürobedarf: Einsparpotenziale für Jungunternehmer

Besonders als Unternehmensgründer sind effektives und gleichzeitig kostengünstiges Arbeiten essentiell für den nachhaltigen Erfolg eines jungen Unternehmens. Aus diesem Grund ist die kritische Auseinandersetzung mit den Kostenaufwendungen im eigenen Unternehmen unumgänglich. Ein vielerorts vernachlässigter Bereich ist das Büro an sich. Aufgrund der vielen kleinen Beträge für Büromaterialien scheinen die Kosten nicht sonderlich ins Gewicht zu fallen. Auf lange Sicht gesehen, sind hier nicht unerhebliche Einsparpotenziale zu finden, die das Unternehmen finanziell optimieren.


1. Strukturierte Bedarfsplanung
Nicht selten gehört die Materialienbeschaffung für den alltäglichen Bürobedarf nicht zu den Bereichen, die im Unternehmen gesondert geplant und strukturiert werden. In vielen Fällen wechseln die zuständigen Personen für den Einkauf der Materialien, was meist kurzfristig je nach Bedarf erfolgt. Allein die jeweiligen Rechnungen geben hier darüber Aufschluss, welche Aufwendungen im Monat oder im Jahr für den Bürobedarf getätigt wurden. Allerdings kann anhand einer detaillierten Bedarfsplanung nachhaltig Budget eingespart werden, was sich nicht zuletzt positiv auf den Unternehmensgewinn auswirken kann.


Information: Zum Bürobedarf im Sinne des betrieblichen Rechnungswesen zählen unter anderem Utensilien wie Schere, Schreibwaren, Blöcke, Post-ist, Kopierpapier, Druckerpatronen und weitere Büroutensilien.


Bedarfsplanung:

  • Im ersten Schritt sollte eine Analyse des vorhandenen Bürobedarfs erfolgen, um den sogenannten Ist-Zustand festzustellen.
  • Analyse aller unumgänglichen Büromaterialien. Eventuell können bereits hier erste Sparpotenziale erkannt werden.
  • Anhand der Rechnungen sollten die monatlichen Aufwendungen dokumentiert und dahingehend ausgewertet werden, inwieweit Schwankungen in den Kosten und Mengen für die unterschiedlichsten Positionen vorliegen.
  • Schließlich können die einzelnen Mitarbeiter gefragt werden, wie sie ihren Materialaufwand einschätzen.


2. Kostengegenüberstellung
Steht der Ist-Zustand für beispielsweise einen bestimmten Zeitraum fest, ist im Folgenden der Soll-Zustand zu ermitteln. Hierfür sollte zunächst eine Kostengegenüberstellung erfolgen. Mit dieser lautet die Zielsetzung, die schließlich günstigsten und gleichzeitig effektivsten Varianten zu erreichen. Hierfür sind folgende Aspekte zu beachten:

  • Angebote bei unterschiedlichen Anbietern einholen.
  • Vergleich der Angebote nach unterschiedlichen Kriterien wie Qualität, Preis und Zeitaufwand.
  • Die sich daraus ergebenen Einsparpotenziale ermitteln.

3. Lieferantensuche
Meist nutzen Unternehmen mehrere Lieferanten zur Materialienbeschaffung. Allerdings kann dies laut business-netz.com zu erhöhten Kosten führen, da unter anderem der Aufwand in der Buchhaltung größer mit mehreren Rechnungsstellern ist als mit lediglich einem. Zudem können sich bei Konzentration auf einen oder zwei Lieferanten von Büromaterialien Mengenrabatte ergeben, die wiederum Einsparungen ermöglichen. Für die Lieferantensuche sollten verschiedene Suchmedien Verwendung finden. Einen ersten Einblick bietet zum Beispiel das Internet. Hier sollten Kriterien wie Angebotsumfang, Lieferbedingungen und –zeit, Serviceangebote, wie beispielsweise einen Expressversand, oder auch Rabattmöglichkeiten untersucht werden. Schließlich sollte der Anbieter erreichbar sein und einen kompetenten Eindruck hinterlassen, was beispielsweise an der Verhandlungsbereitschaft des möglichen Partners erkennbar ist.


4. Einsparpotenziale finden
Neben günstigeren und die Nutzung weniger Lieferanten existieren innerhalb des Unternehmens weitere mögliche Maßnahmen, die durch ihre konsequente Umsetzung zu nachhaltigen Einsparungen in Bezug auf Büromaterialien führen können. Einige von ihnen sollen nachstehend erläutert werden.


a) Buchhaltung optimieren:
Zunächst sollte lediglich ein Mitarbeiter mit der Materialienbeschaffung beauftragt werden. Derjenige hat dementsprechend stets die Übersicht über den vorhandenen und notwendigen Materialienbedarf und ist Ansprechpartner für den jeweiligen Lieferanten. Des Weiteren bietet sich die Vereinbarung von beispielsweise Quartalsrechnungen mit den Lieferanten an. Das spart neben Zeit auch unnötigen Papieraufwand.


b) Angebote im Auge behalten:
Zu den Aufgaben des jeweiligen Mitarbeiters sollte neben der Bearbeitung auch die stetige Analyse des Marktes gehören. Sollten punktuelle Angebote im Bereich Büromaterialien bei verschiedenen Anbietern vorherrschen, können diese genutzt oder aber als Verhandlungsbasis für den Materialien-Partner fungieren.


c) Papieraufwand minimieren:
In zahlreichen Unternehmen, besonders im Onlinebereich, sind die Mitarbeiter angehalten, den Papieraufwand so gering wie möglich zu halten. Aus diesem Grund nutzen mehr und mehr Firmen unterschiedliche Softwarelösungen mit Cloud-Prinzip, wodurch wichtige Kundendaten, Projekte oder auch Dokumentationen online abgelegt werden können. Hierdurch lassen sich Materialien wie Ordner, Papier, Ablageflächen und Zeit um einen nicht unerheblichen Teil einsparen.


d) Alternative Toner für den Drucker
Je nach Druckaufwand stellen Toner einen erheblichen Kostenpunkt für den Bürobedarf dar. Meist wird die Nutzung von Markentoner empfohlen, um die Druckqualität zu gewährleisten. Refill-Toner, also das erneute Befüllen gebrauchter Tonerkartuschen, kann eine kostensparende Alternative sein. Allerdings können hier nicht selten Qualitätsverluste entstehen, da nach einmaliger oder mehrmaliger Nutzung der Kartusche Verschleißteile beschädigt sein können. Eine qualitätssichernde Variante stellt die Verwendung von Rebuilttoner dar. Im Prinzip sind diese eine Erweiterung der Refill-Toner, da diese Kartuschen nicht nur wieder befüllt, sondern auch die Verschleißteile in Stand gesetzt werden. Dies ist im Übrigen für sämtliche Markenhersteller möglich wie Epson, IBM, Panasonic oder HP. Beispielsweise HP Toner vom rebuilt-toner-berlin Onlineshop  sind in unterschiedlichsten Preissegmenten zu erwerben, die im Vergleich zu den Originalprodukten aber günstiger sind. Laut Anbieter sind Qualität und Druckergebnis mit den Markenkartuschen gleichzusetzen.


5. Evaluation und Handlungsoptionen definieren
Nach Umsetzung unterschiedlichster Maßnahmen bezüglich der optimierten Materialienbeschaffung sind nach einem definierten Zeitraum die letztlichen Einsparungen zu evaluieren. Nur so kann festgestellt werden, ob die ergriffenen Maßnahmen auch zu einem positiven Ergebnis, was die Kosteneinsparung betrifft, erreicht wurden. Im Nachgang können weitere Verbesserungspotenziale analysiert werden, um weitere Einsparungen zu begünstigen.


6. Sparmaßnahmen kommunizieren
Unternehmen stehen aus politischer und gesellschaftlicher Sicht mehr und mehr in der Pflicht, umweltorientierter und nachhaltiger zu wirtschaften, sei es im Produktionsbereich, in der Logistik oder eben auch im Büroalltag. Für Unternehmen bietet dieser Aspekt allerdings die Möglichkeit, durch gezielte Kommunikation der durchgeführten Maßnahmen das Image zu verbessern. Bei der Kundenakquise kann nicht zuletzt ein nachhaltiges Image zu mehr Vertrauen führen, was den einen oder anderen Auftrag schließlich bedeuten kann.

Bild 1: Pixabay.com © Picdream (CC0 1.0)
Bild 2: commons.wikimedia.org © ZooFari (CC0 1.0)

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