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Ratgeber
für Franchise-Interessierte

Bei der Auswahl des ersten Mitarbeiters unternehmerischen Weitblick beweisen

Zeichnen sich nach der Unternehmensgründung als Franchisenehmer die ersten Erfolge ab, steigt auch die Arbeitsbelastung spürbar an. Bereits vor Einstellung des ersten Mitarbeiters ist daher eine genaue Definition notwendig, in welchen Bereichen die Entlastung stattfinden und über welche Qualifikationen der Mitarbeiter verfügen sollte. Gleichzeitig steht der Unternehmensgründer nun als Arbeitgeber auch in der Verantwortung, die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen und bei allen Unternehmensentscheidungen die Sicherheit des Arbeitsplatzes nach bestem Gewissen zu gewährleisten. Wie bei allen Entscheidungen für das eigene Business gilt auch für die Wahl der Mitarbeiter eine große Sorgfaltspflicht, da motivierte und qualifizierte Mitarbeiter eine wichtige Basis für den wirtschaftlichen Erfolg darstellen.

Der gesetzliche Rahmen für die Einstellung des ersten Mitarbeiters
Mit dem Aufsetzen des Arbeitsvertrages endet der Papierkram für die Bereitstellung eines Arbeitsplatzes natürlich nicht. Ist dieser unterschrieben, steht die Anmeldung des Mitarbeiters bei der Krankenkasse, der Sozialversicherung sowie dem Finanzamt an. Hierfür benötigt der Arbeitgeber Informationen wie den Sozialversicherungsausweis, die seit 2011 für jeden Bundesbürger ausgegebene Steueridentifikationsnummer und die Mitgliedsbescheinigung einer gesetzlichen Krankenkasse. Über diese werden schlussendlich alle Sozialabgaben geleistet und von dort an die entsprechenden Behörden weitergeleitet. Damit weder dem Arbeitgeber noch dem Arbeitnehmer Nachteile entstehen, gelten Fristen für die jeweiligen Anmeldungen - aktuell umfassen diese sechs Wochen. In diesem Zeitraum bleibt also genug Spielraum für beide Seiten, damit weder Feiertage oder fehlende Unterlagen des Arbeitsnehmers zu einem ernsthaften Problem werden können.

Zu beachten ist auch, dass für nahezu jeden Beruf und Arbeitsort Vorgaben durch den Gesetzgeber bestehen, welche die Gestaltung des Arbeitsplatzes regeln. Diese dienen sowohl der uneingeschränkten Ausübung der Tätigkeit als auch dem Schutz der Mitarbeiter. Für diesen sind sowohl Fluchtwege als auch Feuerlöscher oder Rauchmelder erforderlich. Gleiches gilt auch für Umkleiden, sanitäre Einrichtungen oder sogar Duschen, die je nach Art der Arbeit dem Mitarbeiter zwingend zur Verfügung stehen müssen. Auch die Größe des Arbeitsplatzes oder dessen Beleuchtung sind gesetzlich geregelt. Für einen Bildschirmarbeitsplatz sind zum Beispiel eine Fläche von mindestens 8m2  und eine Höhe von 2,5m einzuhalten; diese können abhängig von der Art der Tätigkeit und Bürogröße auch variieren. Die korrekte Arbeitsplatzbeleuchtung muss garantieren, dass die Sehfähigkeit nicht beeinträchtigt wird und hängt daher vor allem von der genauen Tätigkeit ab. 

Unterschreitet ein Arbeitgeber diese Anforderungen, können teils empfindliche Geldstrafen die Folge sein. Bei Gefahr für die Arbeitnehmer oder wenn Fristen  zur Verbesserung versäumt werden, können Behörden sogar die Arbeit an einem Arbeitsplatz untersagen. Die genauen Vorgaben sind im Regelfall aber von den individuellen Umständen abhängig.

Alle Betroffenen bei der Auswahl beachten
Bei der Auswahl potentieller Mitarbeiter sollten zukünftige Arbeitgeber zu allererst ihre Vorgaben beachten, denn zur Ausführung einiger Berufe sind mitunter rechtliche Mindestkriterien zu erfüllen. Ein Beispiel dafür sind viele Berufe im Gesundheitswesen.

Für Franchisenehmer können hier außerdem vertragliche Vorgaben und Richtlinien gelten. Hier befinden sich in der Regel der Rahmen und die Anforderung an neue Mitarbeiter, aber auch mögliche Unterstützungen. Je nach Vertragspartner kann es durchaus der Fall sein, dass das Personal vom Franchisegeber geschult und bereitgestellt wird.

Sind die Mitarbeiter erst einmal gefunden, bleiben gegebenenfalls weitere Vorgaben zu beachten. Dies betrifft insbesondere die Bekleidung am Arbeitsplatz und die Umsetzung von Designvorschriften am Standort. Gehört zu dem Dresscode eine zur Verfügung gestellte Arbeitsbekleidung, sollte deren Empfang unbedingt vom Mitarbeiter quittiert werden, um späteren Konflikten vorzubeugen. Da Kleidungsvorschriften in der Regel dem Schutz der Mitarbeiter und vor allem auch dem Wiedererkennungswert dienen, sind die „Uniformen“ im Normalfall auch ein wichtiger wirtschaftlicher Faktor und können bei Nichteinhalten sogar Abmahnungen zur Folge haben.

Hilfsangebote für die Einstellung des ersten Mitarbeiters
Die große Anzahl an gesetzlichen Vorgaben ist gerade beim ersten Mitarbeiter ein oft nur schwer zu durchblickendes Dickicht. Dabei sollte man sich nicht zurückhalten, von öffentlichen Stellen Hilfe in Anspruch zu nehmen und bei Bedarf öfter nachzuhaken.

Auch Franchisegeber können sich hier als vorteilhaft erweisen und wertvolle Hilfestellungen bieten. Auf Unternehmensportalen treffen sich oft Gleichgesinnte und helfen sich mit ihrem gegenseitigen Erfahrungsschatz so manche Klippe bereits im Vorfeld zu umschiffen. Zudem bieten viele Stellen, wie die IHK-Merkblätter und Checklisten für zukünftige Arbeitgeber an.

Aus finanzieller Sicht ist außerdem der Besuch eines Steuerberaters anzuraten. Hier können zukünftige Arbeitgeber bereits im Vorfeld eines Arbeitsverhältnisses die bestehenden Möglichkeiten mit allen Vor- und Nachteilen durchrechnen. Neben der Beschäftigung in Voll- und Teilzeit steht auch ein Minijob oder die Einstellung eines freien Mitarbeiters zur Auswahl. Mit einer Aufstellung der möglichen Kosten in den Händen können Sie diese mit den bisherigen Finanzdaten vergleichen, um abschließend zu bewerten, wie viel bezahlte Hilfe sich der einzelne Franchisenehmer im Moment leisten kann. Seit der Einführung des Mindestlohns am 1. Januar 2015 fallen auch Minijobs in diesen Bereich. Deshalb muss auch das Gehalt bis 450 Euro mit 8,50 Euro pro Stunde abgerechnet werden. Feste Arbeitszeiten bzw. Wochenarbeitsstunden in den Verträgen sind sehr zu empfehlen, da die Umsetzung des Mindestlohngesetzes mitunter streng überwacht und bei Verstößen geahndet wird.

Fördermittel für die Einstellung von Mitarbeitern
Einige Arbeitgeber können Unterstützung vom Staat beziehungsweise der zuständigen Arbeitsagentur erhalten, wenn sie beispielsweise Langzeitarbeitslosen oder Menschen mit Behinderungen einen Arbeitsplatz geben. Hierfür gilt in der Regel, dass die Förderungsdauer beschränkt wird. Bei einem Arbeitsvertrag mit einer Laufzeit von einem Jahr beträgt die Förderung maximal sechs Monate. Zudem sind Förderungen von über einem Jahr eher selten zu realisieren. Bei der Einstellung von behinderten Mitarbeitern bieten verschiedene staatliche Institutionen und private Stiftungen die Möglichkeit, mit Zuschüssen den Arbeitsplatz behindertengerecht zu gestalten oder die Qualifikation der Mitarbeiter zu verbessern. Bei einem nötigen Umbau des Unternehmensstandorts können unter Umständen Darlehen mit günstigen Zinssätzen bei der KfW Bank beantragt werden.

Als Franchisee haben Unternehmer nicht immer eine uneingeschränkte Wahl des eigenen Mitarbeiters, haben dafür aber im Gegenzug oft die Möglichkeit, Fördermittel ihres Franchisegebers in Anspruch zu nehmen. Diese können sowohl kostenlose Schulungen der Mitarbeiter und regelmäßige Weiterbildungen als auch die Bereitstellung von Arbeitskleidung beinhalten.

Die finanziellen Risiken bei der Einstellung eines Mitarbeiters
Jede Einstellung birgt natürlich auch Risiken für den Arbeitgeber. Besonders wenn das Unternehmen in der ersten Zeit aus wenigen Mitarbeitern besteht, ist der Wegfall einer Arbeitskraft nur sehr schwer zu verkraften. Aber auch Krankenstände können eine große Belastung sein, wenn etwa eine gesetzliche Lohnfortzahlung erfolgt und gleichzeitig eine Aushilfe beschäftigt werden muss. Ein Thema, das in der Zukunft auch für Arbeitgeber in den Fokus rücken könnte, ist die gesetzliche Pflegezeit, in denen Arbeitnehmer das Recht zusteht, für pflegebedürftige verminderte Wochenarbeitsstunden oder sogar mehrwöchige Auszeiten zu nehmen. Während die Familienplanung noch mit genügend Vorlauf auf der Arbeitsstelle kompensiert werden kann, sind Eltern oder sogar Großeltern von Arbeitnehmern oft sehr kurzfristig auf eine Betreuung angewiesen. Diese Risiken sollten mindestens einmal gedanklich durchgespielt und schriftlich kalkuliert werden.

Wachstum geht immer Hand in Hand mit Investitionen. Dies gilt auch für die Einstellung des ersten Mitarbeiters. Hier ist neben Menschenkenntnis und Qualifikationen besonders das Rechentalent gefragt. Dank einer Fülle neuer Gesetze in den letzten Jahren wie Elternzeit, Mindestlohn und Co. erweisen sich nicht nur die Sozialabgaben als zusätzliche Belastung für Arbeitgeber. Im Arbeitsvertrag gilt es daher, alle Stundenlöhne, Überstundenvergütungen und Extras wie vermögensbildende Leistungen genau festzuhalten, um später nicht mit unangenehmen Folgen konfrontiert zu werden. Bereits beim ersten Schritt - der Beantragung der Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit - bis zur Anmeldung beim Finanzamt stehen jedoch jederzeit kompetente Ansprechpartner zur Verfügung, deren Hilfestellungen jeder Unternehmer in Anspruch nehmen sollte. So wird die Einstellung des ersten Mitarbeiters vielleicht die schwerste, aber hoffentlich auch die zukunftsträchtigste sein.

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