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12/19/2017

Dokumentenmanagement im Franchising

Meterhohe Aktenberge, fehlerhafte Dokumente oder verlorene Unterlagen – Umstände, die wohl in jedem Unternehmen schon einmal vorgekommen sind und die jedem Arbeitgeber eiskalte Schauer den Rücken runterlaufen lassen. Dabei ist es ganz egal, ob es sich um ein klassisches Unternehmen handelt oder ein Franchise-Konzept: Wenn wichtige Dokumente verschwinden, herrscht überall Ausnahmezustand. Digitale Archivierung in Form von Dokumentenmanagement kann nun dabei helfen diese Fehler zu minimieren und eine sichere Aufbewahrung von Unterlagen garantieren. Doch wozu dient Dokumentenmanagement genau und ist es auch im Franchising sinnvoll? Welche Dokumente müssen aufbewahrt werden und welchen Sinn haben Dokumentenmanagementsysteme?

 

 

Wozu dient Dokumentenmanagement?

Dokumentenmanagement beinhaltet die elektronische beziehungsweise digitale Archivierung wichtiger Dokumente und Unterlagen. Während sich früher noch haufenweise Aktenordner und Ablageboxen in einer kleinen Abstellkammer des Büros tummelten, kann heutzutage dank modernster Technik und der Digitalisierung schnell und effizient nach einzelnen Dokumenten im digitalen Archiv gesucht werden. Früher glich diese Aufgabe eher der Suche nach der Nadel im Heuhaufen, da es nur eine umständliche Archivierungsstruktur gab. Zudem kam es in einem papiergestützten Büro immer wieder zu Fehlern in Dokumenten oder gar Verlusten von ganzen Unterlagen, die nicht zurückverfolgt werden konnten. All das sind Nachteile traditioneller Aufbewahrungsmethoden, die dank elektronischer Archivierung nicht mehr zu befürchten sind. Dokumententenmanagement dient dazu, Dokumente sicher zu archivieren, schnell darauf zuzugreifen sowie effizient zu bearbeiten. Weitere Informationen über das Dokumentenmanagement und die positiven Eigenschaften, die es für Unternehmen mit sich bringt gibt es hier.

 

 

Ist Dokumentenmanagement im Franchising sinnvoll?

Die Digitalisierung hat in den vergangenen Jahren auch vor dem Franchising kein Halt gemacht. In vielen Unternehmen wurden Arbeitsprozesse digitalisiert und den Franchisesystemen angepasst. Doch noch immer befürchten gerade Arbeitnehmer großer Unternehmen, durch digitalisierte Prozesse ersetzt beziehungsweise ausgetauscht zu werden. Innovative Roboter oder vollautomatische Maschinen sind die Angst eines jeden Mitarbeiters. Doch ist die Digitalisierung wirklich so ein Nachteil für Angestellte oder ist die Angst völlig unbegründet? Zumindest in vielen Bereichen lässt sich, Stand jetzt, das Fazit ziehen, dass durch die Modernisierung von Unternehmen und deren Arbeitsprozessen den Mitarbeitern nicht geschadet, sondern vielmehr für eine Entlastung gesorgt wurde. Mithilfe der Digitalisierung soll dem Menschen all jene Arbeit abgenommen werden, die er als unschön empfindet.

Zumindest im Bereich des Dokumentenmanagements kann mit hundertprozentiger Gewissheit gesagt werden, dass diese Aufgabe erfüllt wurde. Denn auch ein Franchiseunternehmen muss Dokumente wie Buchungen oder Arbeitsabläufe sicher archivieren und auch ein jedes Franchiseunternehmen verfügt beziehungsweise verfügte über eine Ansammlung von Aktenordnern und Ablageboxen. Die Digitalisierung hat hier in Form des Dokumentenmanagements keine Mitarbeiter ersetzt, sondern diese vielmehr entlastet. Denn wer sucht schon gerne stundenlang in einem schlecht sortierten Abstellraum nach einem Dokument, wenn er es digital mit nur wenigen Klicks finden könnte? Die dabei gewonnene Zeit kann an anderer Stelle deutlich effektiver genutzt werden. So kann also mit eindeutiger Sicherheit gesagt werden, dass gerade im Bereich des Dokumentenmanagements kein Unterschied zwischen klassischen Unternehmen und Franchising gemacht werden darf. Dokumente und Unterlagen gibt es überall und deshalb ist die digitale Archivierung für alle ein Vorteil.

 

 

Dokumentenmanagementsysteme zur besseren Archivierung

Heutzutage greifen immer mehr Unternehmen bei ihrer elektronischen Archivierung auf sogenannte Dokumentenmanagementsysteme (DMS) zurück. Diese Softwarelösungen vereinen sämtliche Vorgaben und Funktionen eines elektronischen Archivs in einem Programm und sorgen demnach für eine noch schnellere, leichtere sowie effizientere Aufbewahrung wichtiger Unterlagen. DMS sind so strukturiert, dass die Ablage von Dokumenten noch übersichtlicher ist. Im Gegensatz zu umständlichen Ordner/Subordner-Strukturen können Mitarbeiter innerhalb kürzester Zeit auf das gewünschte Dokument zugreifen. Die Software zeichnet auf wer zu welcher Zeit, an einem Dokument gearbeitet hat, wodurch die Fehler im Keim behoben und die Fehlerquote enorm verringert werden können. Zudem verfügt der Administrator über die Möglichkeit, Zugangsberechtigungen zu vergeben. So sind ausschließlich für die Geschäftsleitung wichtige Dokumente auch nur für diese zugänglich. Insgesamt sorgen DMS für deutlich mehr Transparenz in einem Unternehmen.

Die Vorteile von DMS im Überblick:

 

  • Automatischer Aufbau einer unternehmensinternen Wissensdatenbank
  • Beschleunigte und verbesserte Arbeitsprozesse
  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
  • Einheitliche Informationsplattform
  • Entlastung von E-Mail Systemen
  • Fehlerreduzierung
  • Geringerer Platzbedarf
  • Kostenreduktion bei wachsendem Geschäftsvolumen
  • Schnellerer Informationszugriff
  • Steigerung der Mitarbeitermotivation und Verbesserung des Arbeitsklimas, dank technischer Hilfsmittel
  • Umweltfreundlicher dank papierlosem Büro
  • Verbesserte Controllingmöglichkeiten
  • Verbesserte Dokumentensicherheit
  • Verbesserte Qualität
  • Verbesserte Transparenz
  • Verbesserter Kundenservice
  • Vergabe von Zugangsberechtigungen
  • Wegfall von Verteilerkopien

 

 

Sichere Ablage dank Dokumentenmanagement

Auch in Franchiseunternehmen gilt für manche Dokumente eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Diese ist unter anderem in der Abgabenordnung sowie dem Handelsgesetzbuch festgeschrieben und beinhaltet Grundsätze zum ordnungsgemäßen Führen und Aufbewahren von Unterlagen, Aufzeichnungen und Büchern in gedruckter und elektronischer Form sowie Richtlinien zum Datenzugriff. Demnach müssen wichtige Unterlagen zur Vorlage bei der Steuer, bei diversen Ämtern, wie beispielsweise dem Finanzamt, revisionssicher über sechs beziehungsweise zehn Jahre archiviert werden. Diese Vorgaben gelten sowohl für papiergestützte wie auch für digitale Archive.

Wichtig bei der revisionssicheren Aufbewahrung von Dokumenten ist vor allem die Einhaltung folgender zehn Grundsätze:

 

  1. Das gesamte Archivierungsverfahren sowie sämtliche Änderungen vor und nach dem Archivierungsvorgang müssen dokumentiert werden.
  2. Die Aufbewahrungsfrist von sechs beziehungsweise zehn Jahren muss in jedem Fall eingehalten werden.
  3. Alle beteiligten und berechtigen Personen müssen die Dokumentation zu 100 Prozent nachvollziehen können.
  4. Nur Personen, denen eine Zugangsberechtigung erteilt wurde, dürfen die Dokumente einsehen und gegebenenfalls bearbeiten.
  5. Sämtliche Dokumente und Unterlagen müssen vorschriftsgemäß archiviert und jederzeit auffindbar sein.
  6. Zwecks Prüfbarkeit ist bei Buchungen ein Nachweis mittels Beleg notwendig.
  7. Jedes digital archivierte Dokument muss zu 100 Prozent den gleichen Inhalt wie sein Original haben.
  8. Im Fall einer technischen Änderung hat das Unternehmen eine Sicherung des Gesamtverfahrens nach den gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten.
  9. Die Dokumente müssen vor Verlust gesichert sein und dürfen im digitalen Archiv nicht verloren gehen, weder im Speicherungsprozess noch bei der Bearbeitung.
  10. Es besteht Anspruch auf Vollständigkeit, d.h. inhaltliche Informationen im Archiv dürfen weder ausgelassen noch verändert verändert werden.

 

Die Einhaltung dieser Aufbewahrungspflichten wird auch in Franchiseunternehmen durch einen internen oder externen Wirtschaftsprüfer überprüft. Eine Nichteinhaltung kann gesetzliche Strafen und Bußgelder zur Folge haben.

Zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen für Franchiseunternehmen zählen unter anderem:

 

  • Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
  • Buchungsbelege
  • Bücher und Aufzeichnungen
  • Handelsbriefe und Geschäftskorrespondenz
  • Eröffnungsbilanz
  • Gewinn- und Verlust-Rechnung
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse
  • Jahresbilanz
  • Lageberichte
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe

 

Dokumentenmanagementsysteme sind darauf ausgelegt, bei richtiger Benutzung diese gesetzlichen Vorgaben genauestens zu beachten. So können Fehler minimiert werden. Zudem helfen die Systeme dabei, den Arbeitsprozess eines jeden (Franchise-)Unternehmens zu verbessern. Dabei ersetzt das System die Mitarbeiter nicht, sondern greift ihnen viel mehr unter die Arme und entlastet sie. So kann für ein besseres Arbeitsklima gesorgt werden.

 

Bildquelle: @ Pexels (CC0-Lizenz) / pixabay.com 

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