Was ist ein Notfallordner? (Definition)
Was ist ein Notfallordner?
Begriffserklärung: Ein Notfallordner, Notfallplan oder Notfallkoffer dient der Absicherung der lückenlosen Führung des Unternehmens. Er wird eingerichtet für den Fall, dass der Unternehmer oder Geschäftsführer das Unternehmen zeitweilig nicht mehr leiten kann – z.B. aufgrund eines Unfalls oder einer plötzlichen schweren Krankheit. Der Notfallordner gibt einem oder mehreren fest definierten Stellvertretern Zugriff auf alle wichtigen Daten, um den Betrieb weiterzuführen. Er kann in Form einer Ablage, eines Schließfaches oder eines passwortgeschützten Bereiches der IT angelegt werden.
Der Notfallordner bevollmächtigt den Stellvertreter
Jedes Franchise-Unternehmen sollte über einen Notfallplan verfügen, um dem „Worst Case“ der Führungslosigkeit bei Ausfall vorzubeugen. Der Plan ist als kurzfristige Absicherung ebenso wichtig wie die langfristigen Regelungen zur Unternehmensnachfolge. Ein Stellvertreter lässt sich gerade in kleineren Franchise-Nehmer-Betrieben kaum plötzlich aus dem Ärmel schütteln – insbesondere dann, wenn sie mit wenigen Angestellte oder sogar überwiegend mit Aushilfen arbeiten. Ehepartner sind oft nur bedingt mit der Führung des Unternehmens vertraut.
Franchising ermöglicht „Springer“ als Lösung auf Zeit
In Franchise-Systemen können statt der eigenen Betriebsangehörigen auch ein „Springer“ aus dem Netzwerk das Geschäfts eines Partners zeitweilig übernehmen. Schließlich führt er als „Kollege“ ein vergleichbares Unternehmen und ist in die Geschäftsabläufe des Systems eingearbeitet. Für einen Franchise-Geber ist der Notfallordner jedoch unbedingte Pflicht, denn ohne kompetenten Führungs-Ersatz ist im Notffall das gesamte Netzwerk in seiner Existenz gefährdet.
Jeder Stellvertreter muss über das notwendige Know-how verfügen, um den Betrieb oder das Netzwerk führen zu können. Ferner benötigt er alle wichtigen Handlungsvollmachten, idealerweise sogar Prokura.
In den Notfallordner oder Notfallkoffer „gehören“:
- Vollständige Kundenlisten und Auftragslisten aller laufenden Aufträge
- Alle Lieferantendaten und -bestellungen
- Alle laufenden Zahlungsverpflichtungen
- Notariell beglaubigte Vollmachten für alle Firmenkonten und Bankgeschäfte
- Alle wichtigen PINs, Codes und Passwörter
Die größtmögliche Absicherung über den Notfallkoffer hinaus bieten bürgerlich-rechtliche Vollmachten oder Generalvollmachten. Sie ermöglichen den lückenlosen Fortgang des Betriebes auch bei dauerhafter Krankheit, Tod oder Geschäftsunfähigkeit der bisherigen Führungsperson. Werden solche Vollmachten nicht rechtzeitig vorgelegt, stellt das Vormundschaftsgericht einen Betreuer, der nicht zwangsläufig dem Wunsch des Franchise-Unternehmers entspricht oder in seinem Sinn handelt.